Det er ikke lett å gi en generisk oppskrift på å booke møter, da resultatet påvirkes av en mengde faktorer. Møtebookeren, selskapet han representerer og ikke minst kunden og markedet. Her er likevel noen innspill. Kanskje kan noen av disse tipsene overføres til din situasjon. Lykke til!
Vær vennlig, effektiv og profesjonell. La kunden få lyst til å møte deg. Avtalt tid for dette.
Møtebooking er ressurskrevende og fortjener en god plan. Ha et svært bevisst forhold til hvem som skal gjøre dette, og hvor mye tid og ressurser som skal brukes, og hvilke resultater som behøves.
Segmentering og ringelister er svært viktig. Du rekker neppe å ringe samtlige bedrifter i din målgruppe, ergo lønner det seg å prioritere. Planlegg å ringe selskaper der sannsynligheten for lønnsomt salg er størst mulig. F.eks kan større kunder gi dårligere akseptrate på møtebooking enn mindre selskaper, men høyere avkastning når det først blir salg. Igjen: strategi behøves.
Skaff til veie nødvendige opplysninger slik at du unngår sentralbordet. Navn på rett kontaktperson og mobilnummer er en stor fordel. Google er din venn her. Sjekk gjerne også kontaktpersonen på LinkedIn, her finner du ofte nyttig informasjon. Finnes det f.eks en felles relasjon du kan dra nytte av? Det finnes også flere leverandører av gode adresselister hvor du kan selektere på en rekke kriterier i forhold til geografi, bransje og økonomiske nøkkeltall. Eksempelvis er det nok i snitt enklere å booke møter mot selskaper med solid økonomi, enn mot de med et bein i skifteretten.
Lag aktivitetsbudsjetter. Finn ut hvor mange møter i snitt du behøver for en ny kunde, og hvor mange du i snitt må kontakte for å få et møte. Her er et eksempel. La oss si at du selger til hver 3. kunde du møter. Og at du behøver å kontakte 3 potensielle kunder for å få et møte. Da vil 9 møtebookesamtaler i snitt gi deg 1 ny kunde. La oss videre si at du ønsker 4 kunder per måned. Da må du finne tid til å gjennomføre minst 12 møter og 36 møtebookesamtaler per måned. I tillegg må du ta høyde for tid til forberedelser, etterarbeid og kansellerte møter. Det er dessverre ikke uvanlig at over hvert 4. møte blir flyttet eller kansellert av forskjellige årsaker, så trenger du 12 møter for å komme i mål bør du ta høyde for å avtale minst 16, og dermed gjennomføre 48 møtebookesamtaler.
Gjennom å forbedre segmentering og ikke minst ferdigheter for møtebooking og gjennomføring er det åpenbart store gevinster å hente.
Sett av faste tider for møtebooking. Det er fascinerende hvor fristende enhver annen arbeidsoppgave er hvis alternativet er en kald telefonsamtale. Kjenner du deg igjen? Å sette av faste tidspunkter for møtebookingen og være lojal mot denne planleggingen gjør at det blir enklere og opprettholde ønsket aktivitetsnivå over tid.
Sett av møtedager. Sett gjerne også faste møtedager og møtetidspunkter. F.eks avtal møter kun tirsdag, onsdag og torsdag kl 08, 10, 12 og 14. Unngå hull i kalenderen din. Book smart, så blir du mer effektiv. Ha også et bevisst forhold til reiseavstander.
Bruk CRM-systemet. Registrer relevant informasjon i CRM-systemet (for dere har vel et CRM-system?) før du ringer, og skriv notater etter samtalen. Det kan også være nyttig å importere adresselister inn i CRM-systemet i forkant, slik at hver enkelt selger ikke behøver å bruke tid å på registrere enkeltkontakter.
Sende informasjon i forkant av samtale? Vurder å sende en velformulert individuelt tilpasset e-post/direktemelding et par dager i forkant av møtebooke-samtalen. Gjort riktig kan akseptraten gå opp, men dette har en viss vanskelighetsgrad. Som oftest er det best å la være.
Lag et manus. Noen formuleringer fungerer bedre enn andre. Og på samme måte som med en god tale: 100% improvisasjon lønner seg sjelden. Lag et knallbra manus og pugg til det sitter. Vær forberedt på hvordan du håndterer de vanligste innvendingene og situasjonene. Eksperimenter, oppdater og del erfaringer med kollegaer. Men husk: Legg bort manuset FØR samtalen. Kunden hører hvis du leser, nesten uansett hvor god du er til å lese med innlevelse.
Selg møtet, ikke løsningen. Hele poenget med effektiv møtebooking er at kunden kun skal ta stilling til hvorvidt han ønsker å tilbringe en time av sitt profesjonelle liv sammen med deg, ikke hvorvidt det er interessant å bli kunde av deg. Dette er drakampen mellom deg og kunden. Kundens naturlige fokus vil være et JA/NEI til om han tror han har bruk for dine tjenester, mens du må få han til å ha fokus på JA/NEI til å sette av litt tid til et interessant og hyggelig møte. Spill på følelser om du behersker dette godt. Appeller til nysgjerrigheten hans. Kanskje han kan lære noe av møtet?
Strategier som baserer seg på behovsavdekking og argumentasjon innebærer mye høyere vanskelighetsgrad, og resulterer normalt i langt flere som takker nei til møte enn nødvendig. Dette er en veldig vanlig «felle» å gå i blant uerfarne møtebookere. Det er svært vanskelig å selge på telefon, det er derimot mye enklere å selge i møter. Det er jo derfor du skal ha møtet, ikke sant?
Om du må stille kunden noen spørsmål for å kvalifisere, er det best å gjøre dette etter at kunden har akseptert møte. Da har han allerede akseptert å treffe deg, og terskelen for å ombestemme seg er høy.
Ikke fremstå som en «selger». De fleste kunder har tidligere negative erfaringer med slitsomme og pågående selgere, og hvis du blir oppfattet som en av disse vil kunden raskt forsøke å avvise deg, for å unngå en antatt lang og ubehagelig samtale. Ordvalg og tonefall er viktig fra første sekund i samtalen. Unngå overdreven entusiasme og fraser kun selgere benytter. Vær vennlig og profesjonell, og fremstå som en rådgiver med troverdighet og autoritet på ditt fagområde.
Åpning. Presenter deg med fullt navn og firma. Kort. Si «Hei, Ole Hansen, Norske Konsulenter.» For guds skyld ikke «God dag, det er Ole Hansen fra Norske Konsulenter AS som ringer deg, har du en fin dag i dag?». Hovedpoenget med åpningen er å sørge for at kunden er oppmerksom og lyttende når du presenterer budskapet. Om kunden allerede etter åpningen har mentalt plassert deg i båsen for slitsomme selgere, er løpet nesten kjørt.
Budskap. La kunden føle at det er en grunn til at du ringer akkurat han. Her er det mange muligheter. Å henvise til felles relasjoner, eller anbefalinger er verdifullt. Fortell kort hva du gjør på 1-2 setninger på en måte som ideelt sett gjør kunden positivt interessert, og si at du har lyst til å avtale et møte med han. Du må gi kunden akkurat nok informasjon til at han forstår hvorfor han bør treffe deg, men ikke så mye informasjon at han kan ta stilling til at han ikke trenger dine tjenester.
Finn tid. Å finne tid, er møtebookesamtalens skudd på mål. Ikke spør kunden OM du kan få møte med han, ha derimot fokus på NÅR. Dette er en svært viktig forskjell, og handler om styre kundens mentale fokus. Klarer du å få kundens hjerne til å konsentrere seg om NÅR han har ledig tid, vil det underliggende spørsmålet om JA/NEI til møte havne i bakgrunnen. (Dette fungerer selvfølgelig ikke alltid, men er bemerkelsesverdig effektivt i snitt.) Rett derfor oppmerksomheten til kunden mot kalenderen hans for å finne et tidspunkt som kan passe. Spør f.eks «hvordan ser kalenderen din ut mot slutten av neste uke. F.eks torsdag eller fredag kl 10 eller 12.» Jo tettere til dagens dato du foreslår, jo større er sannsynligheten for at kunden ikke kan. Å foreslå 2-3 uker frem i tid er ofte ideelt.
Innvendinger. Hvis kunden nøler, vurder å foreslå et tidspunkt enda lenger frem i tid. Hvis kunden fortsatt nøler, si et eller annet lurt som gjør at kunden får et positivt inntrykk av deg, og det likevel er verdt å sette av litt tid til deg. Foreslå evt et kortere møte.
Om du ikke kommer i mål kan det også skyldes forhold som kunden ikke vil fortelle om, og det må vi bare akseptere. Kanskje er selskapet i problemer, kanskje skal vedkommende slutte. Ikke ta avslag personlig eller som et nederlag. Avdekk mulighet og tidspunkt for å prøve igjen. Avslutt alltid med stil og etterlat et positivt inntrykk av deg og selskapet ditt.
Avslutning. Ved aksept for møte kan du gjerne stille noen spørsmål for å kunne forberede deg best mulig. Nå som kunden allerede har akseptert møte, er terskelen ganske høy for å ombestemme seg. Om det nå i verste fall kommer frem grunner til at du ser det som meningsløst å ha møte, kan du selv ta initiativ til å avlyse møtet på en ryddig måte.
Dobbeltsjekk adresse, og om det er enkelt å finne parkering, inngang, ringeklokke etc. Forsikre deg om at kunden har notert møtet, og evt tilby deg å sende kalenderinvitasjon. Avslutt positivt.
Send møtebekreftelse. Send møtebekreftelse med forslag til agenda. Benytt igjen anledningen til å fremstå vennlig og profesjonell.
Ring før møtet. Ring samme dag som møte for å forsikre deg om at kunden er klar til å ta deg i mot. Det vil ytterligere forsterke din relasjon til kunden, og i verste fall spare deg for en bomtur.